Dirigeant
Allocation forfaitaire ou frais réels : que choisir ?
21.10.2019
 
Dirigeant, vous êtes amené à exposer des dépenses dans l’exercice de vos fonctions. Votre entreprise peut alors vous défrayer de ces dépenses sous la forme soit de remboursements de frais réels, soit d’allocations forfaitaires. Y a-t-il une forme à privilégier ? Nos conseils...

Le choix de l’allocation forfaitaire
 
Des frais engagés. Lors de vos déplacements professionnels, vous êtes amenés à engager différentes dépenses pour les besoins de l’activité de votre entreprise : frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, cadeaux à des relations d’affaires... Ces frais peuvent vous être remboursés par votre société sous la forme d’indemnités ou allocations forfaitaires.

Un régime fiscal défavorable. Les indemnités, remboursements et allocations forfaitaires pour frais, c’est-à-dire, en pratique, toutes les sommes destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l’emploi dont le montant est calculé forfaitairement, doivent être considérés comme un supplément de rémunération passible de l’impôt sur le revenu lorsqu’ils sont versés à un dirigeant ou assimilé (CGI art. 80 ter).
 
Exception. Les frais de voiture peuvent néanmoins être calculés en utilisant le barème kilométrique publié chaque année par l’administration. Dans ce cas de figure, le dirigeant doit cependant être en mesure de justifier le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel, par l’indication des dates, lieux et identité des clients rencontrés.
 
À noter. Lorsqu’elles sont versées à des salariés non dirigeants, les allocations destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l’emploi bénéficient d’une exonération lorsqu’elles sont utilisées conformément à leur objet et que les dépenses correspondantes ne sont pas elles-mêmes déduites du revenu imposable au titre des frais professionnels.
 
Conseil. Si vous exercez dans la société une activité salariée distincte de vos fonctions de direction et pour laquelle vous percevez une rémunération spécifique, vous pouvez alors à ce titre percevoir des allocations forfaitaires non soumises à l’impôt sur le revenu.
 
Le choix des frais réels

Une exonération de principe. Le remboursement, pour leur montant réel, des frais que vous avez engagés pour le compte de votre entreprise, est exonéré d’impôt. Ne sont pas visées ici les dépenses professionnelles courantes (déplacement du domicile au lieu de travail, frais de repas sur le lieu de travail) pour lesquelles les remboursements éventuels par l’entreprise sont pris en compte dans votre rémunération imposable.
 
Des conditions à respecter. Les remboursements de frais réels ne sont exonérés que s’ils sont appuyés de justifications précises (factures, notes, tickets de caisse) et s’il est clairement établi que les frais en cause ont été exposés dans l’intérêt de l’entreprise. Chaque justificatif doit mentionner précisément l’objet de la dépense ou du déplacement. À titre d’exemple, il est indispensable de préciser sur les notes de restaurant l’identité et la qualité des personnes conviées. Il en est de même pour les cadeaux. Il faut que le lien entre la dépense et l’intérêt de l’entreprise puisse être établi. Des remboursements basés sur des indications imprécises ou des pièces comportant un chiffre global seraient considérés comme des remboursements forfaitaires à inclure dans la rémunération imposable.
 
Conseil.  Même si la gestion des frais de déplacement est toujours fastidieuse, les dirigeants ont tout intérêt à privilégier un remboursement fondé sur les frais réellement engagés. Prenez le réflexe de porter les indications nécessaires sur les notes de frais « au fil de l’eau ». A posteriori, il est parfois plus difficile de les retrouver...
 
Pour le dirigeant, les allocations forfaitaires pour frais sont considérées comme un supplément de rémunération imposable. Par conséquent, si vous faites l’avance de frais pour votre société, privilégiez un remboursement sur la base des dépenses réellement engagées.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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